Wanneer een leerkracht vragen heeft over een leerling kan hij/zij als eerste ondersteuning vragen bij het schoolteam (collega leerkracht, interne specialisten en de intern begeleider). Als er behoefte is aan het meedenken van een externe deskundige, dan kan een SOT worden aangevraagd. Om een leerling te bespreken in het SOT meldt de school de leerling minimaal één week voorafgaand aan het SOT aan bij SPOW. De ouders dienen hier toestemming voor te geven. Bij de aanmelding sluit de school het groeidocument bij.
Het SOT bestaat ten minste uit de intern begeleider, de (adjunct)directeur, de leerkracht, een lid van het Sociaal Kern Team (SKT) en de ondersteuningsadviseur van het SPOW. Ook de ouders worden uitgenodigd.
Tijdens het SOT worden samen met de school, de ouders en het SKT de onderwijsbehoeften van de leerling en de ondersteuningsbehoeften van de leerkracht in kaart gebracht. Vervolgens wordt bepaald of de in de school aanwezige middelen toereikend zijn of dat er BOSK of andere ondersteuning nodig is. Eventueel kan worden geconcludeerd dat een HIA-overleg noodzakelijk is.