Het is bijna zover!
Na de kerstvakantie starten we met 1Loket van Onderwijs Transparant in Platform (P3). Dit gaat het werken in OT overzichtelijker maken en zo borgen we dat we ook toekomstgericht aan de AVG blijven voldoen. Hieronder vind je een aantal belangrijke aandachtspunten rondom de overstap:
1. Consulten (SOT en HIA):
- Lopende SOT’s worden overgezet, maar de betrokkenen worden niet meegenomen.
- Lopende HIA’s worden niet overgezet.
2. Werkafspraak consulten:
De betrokkenheid bij een arrangement eindigt zodra er een besluit is genomen.
Consulten
Met de overstap naar P3 gaat SPOW werken volgens het generieke model. Dit houdt in dat er gebruik wordt gemaakt van algemenere terminologie, die aansluit bij alle samenwerkingsverbanden die met dit model werken.
In het huidige platform (P1) maakten we gebruik van maatwerk, waarbij het kopje ‘SOT’ specifiek werd benoemd. In P3 valt dit nu onder de bredere term ‘consulten’, zoals eerder gecommuniceerd in e-mails vanuit OT. Ook de HIA’s worden in P3 ondergebracht bij de consulten.
Wanneer je een consult aanvraagt, geef je dus aan of het gaat om een SOT of een HIA. Hiermee wordt het proces eenvoudiger en uniformer ingericht.
Lopende SOT’s
De lopende SOT’s binnen SPOW worden overgezet van P1 naar P3. Dit gebeurt omdat:
- Er mogelijk nog een advies moet worden toegevoegd
- Er met een enkele specifieke school is afgesproken om het advies van een vervolg-SOT ook in dezelfde aanvraag op te nemen.
SOT’s die niet worden overgezet naar P3 blijven voorlopig beschikbaar in P1, zodat deze indien nodig kunnen worden geraadpleegd.
Let op: de betrokken schoolcontactpersoon moet opnieuw worden gekoppeld aan de lopende SOT’s die zijn overgezet.
Lopende HIA’s
Lopende HIA’s worden niet overgezet naar P3, omdat een HIA in P1 een arrangement was, terwijl het in P3 wordt behandeld als een consult. Dit betekent dat er sprake is van een andere workflow binnen Onderwijs Transparant.
Belangrijk:
- Dien geen HIA-aanvragen in P1 in als deze pas na de kerstvakantie zullen plaatsvinden. Deze aanvragen moeten direct in P3 worden gedaan.
- Voor elke HIA, ook voor een vervolg-HIA waarvan de aanvraag in P1 staat, moet in P3 een nieuwe aanvraag worden ingediend.
Dit is tevens van belang voor de monitoring. Bij de interpretatie van de gegevens in de monitor wordt ervan uitgegaan dat alle nieuwe aanvragen vanaf januari 2025 in P3 worden gedaan.
Werkafspraak consulten
Tot nu toe gold de volgende werkwijze; voor ieder SOT-gesprek werd een nieuwe aanvraag in Onderwijs Transparant (OT) gedaan. Een HIA werd als een lopend traject beschouwd, waarbij in OT verder werd gewerkt in de oorspronkelijke aanvraag.
Met de overgang naar P3 stellen we voor om dit anders in te richten:
- Na een eerste consultaanvraag (voor zowel een SOT als een HIA) kan in datzelfde consult worden verder gewerkt, zolang er vervolg-SOT’s of -HIA’s plaatsvinden.
- Zorg er in dat geval voor dat recente bijlagen worden toegevoegd.
Na elk SOT of HIA kan een advies worden uitgebracht. Let hierbij op:
- Wanneer het advies is om een arrangement aan te vragen, sluit OT het consult automatisch.
- Voor een vervolgoverleg moet in dat geval een nieuwe aanvraag worden ingediend.
Er wordt nog een afspraak gemaakt over het formeel sluiten van een traject. Het is in elk geval niet wenselijk om lopende SOT’s en HIA’s te lang open te laten staan. Denk bijvoorbeeld aan:
- Jaarlijks een nieuwe aanvraag; of
- Een nieuwe aanvraag na een bepaalde periode zonder vervolgafspraak.
Meer informatie hierover volgt binnenkort.
Betrokkenen bij arrangementsaanvraag
Bij een arrangementsaanvraag kun je betrokkenen uitnodigen om inzage te geven in het dossier. Er zijn echter belangrijke verschillen tussen de werkwijze in P1 en P3:
- In P1 blijft de inzage behouden totdat deze actief wordt beëindigd door de partij met inzage of door de aanvragende school.
- In P3 eindigt de inzage automatisch zodra er een besluit is genomen.
Wijzigingen in P3
Voorheen werd een potentiële toekomstige school voor speciaal (basis)onderwijs (go-school) soms uitgenodigd om een dossier veilig uit te wisselen. Hiermee kreeg de go-school direct toegang tot het besluit en het TLV-nummer. Deze werkwijze is echter in strijd met de AVG en is daarom in P3 niet meer toegestaan.
Technische aanpassing in OT:
- Inzage eindigt automatisch bij het nemen van een besluit.
- Partijen zonder recht op toegang tot het besluit ontvangen dit dus ook niet meer digitaal.
Belangrijk om te weten
Bij het verlenen van inzage in een TLV-aanvraag is het cruciaal om het doel van de inzage goed te overwegen. Inzage mag niet worden verleend met het doel een leerling aan te melden bij een school.
- Aanmelding is een taak van de ouders.
- Pas na aanmelding bij de go-school kan de basisschool, met toestemming van de ouders, het dossier (inclusief TLV-beschikking) overdragen aan de go-school.
- Deze overdracht kan plaatsvinden via de leerlingvolgsystemen van beide scholen.